Leverancier van industriële verbindingen BoltSafe heeft de productie van bout- krachtmeters geautomatiseerd met een open source ERP-systeem. In dit artikel belicht directeur/eigenaar Mathieu van Kortenhof zijn redenen om met Openbravo te gaan werken in plaats van een standaardpakket.

Industriële boutverbindingen

BoltSafe maakt onderdeel uit van de IBTS groep, een middelgrote bedrijfsgroep die zich heeft gespecialiseerd in het adviseren, leveren en technisch ondersteunen van industriële boutverbindingen. Die worden vooral toegepast in kranen, lieren, hijs- & hefwerktuigen, bruggen, sluizen, stuwen en in de marktsegmenten chemie, olie & gas en scheepbouw. Het bedrijf is in 1991 begonnen met de Nederlandse vertegenwoordiging van hydraulische momentsleutels tot meer dan 100.000 Nm, pompen en accessoires. Na een aantal succesvolle jaren is vervolgens via overnames het productassortiment uitgebreid met zware industriële bouten en moeren en in eigen huis geproduceerde boutkrachtmeters. Inmiddels realiseert het bedrijf met zo’n 32 medewerkers een omzet van € 8 miljoen. Omdat BoltSafe zowel een importeur en distributeur, fabrikant, wereldwijde serviceverlener als een verhuurbedrijf is, zijn alle activiteiten moeilijk met een bedrijfsbreed standaard ERP-systeem te automatiseren.

Consessies

“In mijn visie moeten automatiseringssystemen de bedrijfsprocessen optimaal faciliteren en daarbij zoveel mogelijk voorkomen dat mensen fouten maken”, zegt van Kortenhof. “Dat klinkt als een open deur maar toch zijn er veel bedrijven die grote concessies doen om in de standaardfunctionaliteit van een ERP-systeem te passen. Zij leveren vaak een deel van de flexibiliteit richting klanten in voor een betere (financiële) procesbeheersing. Bij ons staan de klanten echter altijd voorop en zijn alle gebruikte bedrijfsmiddelen daaraan ondergeschikt. Door die visie accepteren wij niet snel dat bepaalde verbeteringen softwarematig erg moeilijk of zelfs onmogelijk zijn. Als gevolg daarvan zijn wij met het bestaande ERP-systeem in een tang terechtgekomen van versiebeperkingen, hoge licentie- en maatwerkkosten en zelfs onwil van de leverancier om belangrijke functies te verbeteren. Om dit scenario in de toekomst te voorkomen, maken wij momenteel de overstap naar het volledig open source ERP-programma Openbravo. Dat is samen met Business Momentum eerst voor de productie van onze BoltSafe boutkrachtmeters geïmplementeerd”.

Alles gedocumenteerd en traceerbaar

De industriële boutverbindingen en gereedschappen die BoltSafe levert hebben allemaal een uniek serienummer om ze net als auto’s tijdens hun levensduur te kunnen onderhouden, kalibreren of om andere redenen te traceren. Dat is tegenwoordig nodig om als leverancier zaken te kunnen doen met multinationals in de chemie, olie- en gasindustrie. “Klanten in deze marktsectoren willen alles tot in detail gedocumenteerd hebben en indien nodig snel kunnen traceren”, vervolgt van Kortenhof. “Dat stelt enerzijds hoge eisen aan een middelgroot bedrijf als BoltSafe en biedt anderzijds een mooie kans om ons van concurrenten te onderscheiden. Zolang je maar durft te innoveren en te investeren. Wij verkopen niet alleen verbindingen en gereedschappen, maar verhuren deze ook, waarvoor een andere administratie- en logistiek methode nodig zijn. Behalve een handelsbedrijf met de daarbij benodigde wereldwijde 24-uurs serviceverlening, hebben wij binnen de gehele groep ook eigen productie-processen en sinds kort tevens projectmatige dienstverlening”.

Door de diversiteit aan bedrijfsactiviteiten en intercompany transacties, wat bij multinationals heel gewoon is, heeft de IBTS-groep niet voldoende aan een standaard MKB-softwareprogramma en is het bedrijf te klein en dus oninteressant voor de grote ERP-leveranciers. Daarom heeft men een aantal jaren gewerkt met een ERP-programma voor middelgrote bedrijven. “Waarschijnlijk zijn veel ERP-systemen volledig naar onze wensen in te richten en met maatwerk uit te breiden, maar dan wel tegen een niet realistisch en ook niet meer terug te verdienen prijskaartje”, vertelt van Kortenhof uit ervaring. “Openbravo is echter een speciaal voor MKB-bedrijven ontwikkeld open source ERP-systeem, gebaseerd op moderne web-technologie. Omdat het uitgebreide functionaliteit heeft voor inkoop, magazijnbeheer, project- en servicemanagement, productie en verkoop, hebben wij dit als een serieus alternatief onderzocht en getest. Die ervaring is zo goed bevallen dat wij besloten hebben om het hele bedrijf ermee te gaan automatiseren, met als eerste tastbare resultaat de productie van BoltSafe boutkrachtmeters”.

Ingrijpend

Uit de praktijkervaringen en visie van BoltSafe blijkt dat men duidelijk toekomst ziet in een toenemend gebruik van open source software. Het aanbod daarvan is de laatste jaren zoveel groter en professioneler geworden dat steeds meer bedrijven er gebruik van gaan maken en dan niet alleen maar de eenvoudige OpenOffice kantoorapplicaties. “Kiezen voor open source betekent niet dat je voor een dubbeltje op de eerste rang wilt gaan zitten”, zegt van Kortenhof. “Een ERP-systeem implementeren blijft namelijk altijd ingrijpend, waarbij je met open source ook betaalt voor de geleverde kennis en service. Alleen veel minder! Verder kun je open source ERP eenvoudiger gefaseerd implementeren, dus erin groeien, en flexibeler bepaalde wensen zelf in maatwerk ontwikkelen, of daarvoor een gespecialiseerde partner inschakelen. Dat is bij ons Business Momentum geworden. Een ander groot voordeel is het feit dat wij volledig eigenaar worden van de eigen ERP-oplossing en daardoor alleen professionele ondersteuning hoeven te betalen wanneer die echt nodig is. Wij houden dus zelf de regie in handen, zonder vast te zitten aan dure onderhoudscontracten. Een mogelijk nadeel is dat je precies moet weten wat je wilt, maar dat is bij ICT-systemen en het optimaliseren van productieprocessen altijd de uitdaging.

”Voor veel bedrijven zijn het onderhoud en de technische ondersteuning van open source software nog een toepassingsdrempel, vertelt Josep Mitjà, Chief Operating Officer van Openbravo en tevens Board Member van de Open Solutions Alliance. “Dat is allang achterhaald omdat Openbravo optioneel ook een onderhoudscontract aanbiedt op zowel onze eigen ERP-software als het onderliggende Linux-besturings-systeem en de Oracle database. Het leveren van service is dan ook de basis van ons businessmodel, waardoor de open source ERP-oplossing vergelijkbaar wordt met ‘Software as a Service’ (SaaS)”.

Zesjes cultuur

“Als Nederlandse partner voegen wij daaraan nog de mogelijkheid toe om voor een vast bedrag per maand gefaseerd de implementatie en het benodigde maatwerk te laten verzorgen”, zegt Morten Minke, Implementatie Manager bij Business Momentum. “Dan is zelfs geen grote investering vooraf niet meer nodig en is het risico minimaal. “Gezien de vele voordelen van open source software verbaast het mij dat niet veel meer bedrijven ermee werken”, vervolgt van Kortenhof. “Nu de software ruim twee jaar beschikbaar is werken er wereldwijd circa 500 bedrijven met Openbravo, waaronder nog maar een paar in Nederland. Blijkbaar betaalt men liever veel geld voor iets dat iedereen gebruikt en daarom wel goed zal werken, ondanks alle fouten die in veel bedrijfsapplicaties voorkomen, dan de nek uit te steken en ook op automatiserings-gebied te blijven innoveren. Heerst er dan toch een zesjescultuur”?